Migração de sistemas e dados
Do seu sistema atual para o Odoo, com os dados conferidos antes da virada
Trocar de sistema não precisa significar recomeçar do zero. A Agência DevWeb levanta o que existe no seu ERP, sistema próprio ou planilhas, define com você o que vale migrar e confere os números antes de a equipe operar no Odoo.
O que a migração inclui
O escopo final depende do que o sistema de origem permite extrair e da qualidade do que for extraído.
- Levantamento do sistema atual: módulos em uso, formas de exportação, volume e qualidade dos dados.
- Mapeamento de entidades e cadastros: cada tipo de registro de origem, como cliente ou pedido, ligado ao equivalente no Odoo.
- Importação de clientes, produtos e fornecedores, com tratamento de duplicidades, CPF, CNPJ e endereços.
- Migração de dados históricos quando viável, como pedidos e contas antigas, depois de avaliar custo e utilidade.
- Validação de integridade: campos obrigatórios preenchidos e vínculos corretos, como cada pedido ligado ao cliente certo.
- Testes de consistência: totais, quantidades e amostras comparados entre a origem e o Odoo.
- Plano de transição: data de corte (a partir de quando tudo é lançado no Odoo), convivência entre sistemas e responsáveis.
- Conciliação entre os dados antigos e novos, com registro das divergências e de como foram tratadas.
Como conduzimos a migração
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Levantamento
Entendemos o sistema atual, quem usa cada parte e como os dados podem sair: arquivos exportados, relatórios, API (acesso programado entre sistemas) ou banco de dados.
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Amostra e diagnóstico
Extraímos uma amostra real e medimos a qualidade: duplicidades, campos vazios, formatos fora do padrão. Só então definimos o que é viável migrar.
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Mapeamento e regras
Cada campo de origem ganha um destino no Odoo e uma regra de conversão. As decisões de limpeza e de descarte são tomadas com você.
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Importações de teste
Importamos os dados num ambiente de testes, separado da operação, em rodadas. Cada rodada é conferida antes da seguinte.
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Importação final e conciliação
Na data de corte, extraímos os dados finais e fazemos a importação definitiva. Totais e saldos são conciliados com o sistema antigo antes de liberar o uso.
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Transição acompanhada
Seguimos o plano de transição, tratamos as divergências que surgirem no uso e definimos com você quando o sistema antigo passa a servir só para consulta.
De onde os dados costumam vir
Cada origem traz dificuldades próprias. Conhecê-las cedo ajuda a evitar surpresas na importação final.
Outro ERP
Sistemas de gestão de mercado costumam ter exportações prontas, mas nem sempre completas. Às vezes a melhor fonte é o banco de dados, quando o fornecedor permite o acesso.
Sistema próprio
Sistemas feitos sob medida costumam dar acesso direto ao banco. Em compensação, as regras de negócio precisam ser entendidas com quem os mantém.
Planilhas
Comuns em empresas que ainda não usam ERP. Pedem mais tratamento: colunas misturadas, linhas duplicadas e formatos diferentes de data, CPF e CNPJ.
Plataformas online
Lojas virtuais, ferramentas de CRM (gestão de clientes) e outros serviços na nuvem costumam exportar por arquivo ou API. O que dá para extrair depende de cada plataforma.
Cadastros, saldos e histórico: o que levar para o Odoo
Nem todo dado precisa migrar. Separar em três grupos ajuda a decidir onde vale investir.
Cadastros
a base da operação
- Clientes, fornecedores e contatos
- Produtos, categorias e unidades de medida
- Tabelas de preço e condições de pagamento, conforme o caso
Saldos de abertura
a posição na data de corte
- Estoque por produto e por local
- Contas a receber e a pagar em aberto
- Saldos contábeis, conferidos pela sua contabilidade
Histórico
quando viável
- Pedidos, faturas e movimentações antigas
- Exige avaliar custo, formato e utilidade
- Pode ficar arquivado para consulta fora do Odoo
A divisão é um ponto de partida. O que de fato migra depende do formato, da qualidade e da disponibilidade dos dados de origem.
Por que avaliamos antes de prometer
Dados de origem podem estar incompletos, duplicados, em formatos fechados ou presos a um fornecedor. Por isso não prometemos migração integral antes de examinar uma amostra real. Às vezes, parte do histórico fica melhor arquivada para consulta do que importada no Odoo.
Antes de contratar, saiba que
- Não prometemos migração integral antes de avaliar o formato, a qualidade e a disponibilidade dos dados de origem.
- O acesso aos dados depende do sistema atual e, em alguns casos, do contrato com o fornecedor dele.
- Dados históricos são migrados quando viável; parte deles pode ficar arquivada para consulta.
- Saldos financeiros e contábeis migrados precisam ser conferidos pela sua contabilidade.
- Recursos fiscais, contábeis e bancários variam por edição, localização e módulos complementares.
Perguntas frequentes
Dúvidas sobre migração para o odoo
Qual a diferença entre migrar para o Odoo e atualizar o Odoo?
Migrar é trazer dados de outro sistema, como um ERP antigo, um sistema próprio ou planilhas, para o Odoo. Atualizar é levar uma base que já roda no Odoo para uma versão mais nova. São projetos diferentes, com etapas e riscos diferentes.
Consigo levar todo o histórico do sistema antigo?
Depende do formato, da qualidade e da disponibilidade dos dados de origem. Muitas vezes vale migrar cadastros e saldos e manter o histórico detalhado acessível para consulta fora do Odoo. A decisão vem depois de avaliarmos uma amostra e o custo de cada opção.
Minhas planilhas servem como origem dos dados?
Servem, desde que tenham uma estrutura minimamente consistente. Planilhas costumam trazer duplicidades, colunas misturadas e documentos em formatos diferentes. Tratamos esses dados antes da importação, com as regras de limpeza aprovadas por você.
E se o fornecedor do sistema antigo dificultar a saída dos dados?
A extração depende do que o sistema permite: relatórios, arquivos, API ou acesso ao banco. Quando o acesso é limitado, o levantamento mostra o que dá para extrair e o que terá de ser recadastrado ou conferido à mão. Vale revisar o contrato com o fornecedor sobre a entrega dos seus dados.
Vamos usar os dois sistemas ao mesmo tempo?
Pode haver um período de convivência, definido no plano de transição. Em alguns projetos, os dois sistemas rodam juntos por um tempo para conferência; em outros, tudo passa para o Odoo na data de corte. A escolha depende do volume de lançamentos e do custo de manter dois controles.
Como saber se os dados chegaram corretos?
Pela conciliação: comparamos totais, quantidades e amostras entre o sistema antigo e o Odoo, como saldo por cliente, estoque por produto e contas em aberto. As divergências são explicadas ou corrigidas antes da virada. Saldos financeiros e contábeis também devem ser conferidos pela sua contabilidade.
Conte de onde vêm os seus dados
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